poli5. Rencana Strategis. Tantangan Terjawab

Bismillah.  Setelah menyelesaikan studi S2, salah satu tugas berat yang diberikan kepada Penulis oleh Pembantu Direktur I Politeknik adalah penyusunan Rencana Strategis Politeknik Negeri Lhokseumawe untuk kurun waktu 2002-2011. Ketika mendapat tugas ini pertama sekali, Penulis berfikir ini adalah sebuah tantangan yang menarik. Meskipun nantinya Penulis mendapatkan pekerjaan ini tidak mudah, menyita waktu dan emosi.

Penugasan yang diberikan, dibekali dengan sebuah Buku Rencana Strategis Politeknik Bandung dan pernyataan bahwa kegiatan ini didanai dengan angaran Politeknik untuk tahun berjalan. Penulis mendapat berita bahwa Rencana Strategis ini telah diupayakan untuk dibuat oleh beberapa pihak sebelumnya, tapi tampaknya belum berhasil. Ini bukan pekerjaan gampang, itu yang terpikir oleh Penulis. Namun beberapa hal yang mneyenangkan juga membayangi Penulis bahwa penulis bebas memilih anggota tim sesuai dengan kebutuhan dan adanya rencana penghargaan dalam bentuk uang yang memuaskan.

Penulis mulai membuat perencanaan waktu. Perencanaan waktu dibagi dalam dua tahapan yaitu, waktu untuk belajar dan bekerja. Waktu untuk belajar termasuk mengumpulkan data, berkunjung ke Politeknik Bandung dan Politeknik Elekronika Surabaya. Sementara waktu bekerja adalah waktu membentuk tim dan penyusunan buku. Keseluruhan waktu yang dibutuhkan adalah 6 bulan.

Dua hal penting dalam perencanaan Politeknik adalah Rencana Pengembangan fisik dan akademik. Kesimpulan ini diperoleh dari membaca buku Rencana Strategis yang telah ada dan berdiskusi dengan staf dari Politeknik Bandung dan Politeknik Elektronika Surabaya. Sebelum rencana pengembangan dibuat, visi dan misi perguruan tinggi terlebih dahulu ditetapkan. Setelah berdiskusi dengan Direktur Politeknik, visi dan misi dapat ditetapkan. Salah satu misi yang penting menurut saran dari Direktur saat itu adalah, secara berangsur-angsur menjadi Politeknik Negeri Lhokseumawe sebagai pusat pendidikan diploma IV dan pengembangan staf pengajar dan administrasi pada jenjang pendidikan yang lebih tinggi.

Selanjutkan Penulis membentukan tim kerja. Penulis memutuskan untuk membentuk tim kerja dengan jumlah orang yang tidak banyak tapi cukup untuk menjalankan fungsi yang diinginkan oleh Rencana Strategis itu sendiri. Tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab nantinya adalah: pengembangan fisik, pengembangan kurikulum, pengembangan staf akademik dan administrasi. 5 orang anggota team, termasuk Penulis akhirnya mulai bekerja. Anggota tim dengan keahlian teknik sipil mengambar dan merencanakan beberapa buah gedung yang diperlukan selama 10 tahun ke depan sejalan dengan rencana pengembangan akademik yang menjadi tanggung jawab anggota tim lainnya. Anggota tim dari bagian kepegawaian bertugas merencanakan pengembangan staf administrasi dan pendataan semua staf di Politeknik. Anggota team yang terakhir bertugas menyiapkan segala keperluan administrasi tim seperti ruang rapat dan presentasi.

Semua perencanaan dibuat dengan mengikuti batasan yang diberikan oleh Kementrian Pendidikan Nasional, seperti perbandingan jumlah staf dan mahasiswa yang ideal dan perbandingan luas daerah terbuka dan gedung yang ideal. Perencanaan ini semuanya dimulai dari berapa jumlah mahasiswa yang diproyeksi untuk di terima di Politeknik dalam kurun waktu perencanaan.

Pekerjaan penyusunan buku tersebut didukung sepenuhnya oleh Politeknik dengan pendanaaan yang cukup, sehingga team dapat bekerja dengan maksimal. Setelah 4 bulan Draft Rencana Strategis dapat diselesaikan. Penulis dan anggota memberikan dedikasi sepenuhnya untuk tercipta sebuah rencana Strategis yang memuaskan semua pihak. Sering kali pekerjaan tidak mengenal jam kerja normal, sehingga lewat tengah malam. Dengan semangat kebersamaan, tenaga, iklas dan penuh visi, banyak tantangan selama penyusunan draft akhirnya dapat diatasi. Tidak terlupakan, saat itu, listrik yang sering mati, memaksa tim untuk menggunakan generator kecil untuk menjaga kesinambungan kerja.

Draft yang telah selesai disampaikan kepada masing-masing jurusan dan anggota senat untuk mendapatkan masukan saran. Pada akhir tahun 2002, Rencana Strategis tersebut dapat diselesaikan dengan persetujuan seluruh anggota senat. Salam